会社法は、旧商法と比べて、これらの書類に関する開示すべき情報が大幅に増加しました。
株主総会招集通知は、書面を郵送する企業がほとんどであり、開示すべき情報の増加は、印刷費、郵送費などのコスト負担が避けられません。
そこで、株主総会の招集通知に際して株主に提供すべき情報の一部を、書面等によらずインターネットのホームページで株主に提供できるとしています(会施規94、133(3)、会計規161(4)、162(4))。
これを、WEB開示制度といいます。
ただし、監査役又は監査委員会が異議を述べた事項は、株主への周知徹底・注意喚起のためWEB開示の対象とはならず、書面等により株主に提示しなければなりません(会施規94(1)四、133(3)二)。
株主は、株主総会参考資料に記載されたホームページのアドレス等(会施規94(1)三)にアクセスすることにより、情報を入手できます。
会社側は、株主総会に係る招集通知を発出するときから株主総会の日から3か月を経過する日まで、継続してホームページに掲載しておかなければなりません(会施規94(1))。
なお、WEB開示制度を採用するには、その旨、あらかじめ、定款に定めておく必要があります(会施規94(1)ただし書)。